Meldeformular

zum Hinweisgebersystem / Whistleblower-System

Ein Hinweisgebersystem dient zur Einreichung von Regelverstößen und ist ein wichtiges Tool der ep group, um die unternehmerische Sorgfaltspflicht, als zweite Säule der Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte der Vereinten Nationen, sicherzustellen.
Nur wenn Regeln und Normen eingehalten werden, können wir Schäden für unser Unternehmen, unsere Mitarbeiter und unsere Geschäftspartner vermeiden. Die Einhaltung von Gesetzen, Vorgaben und Richtlinien sowie von internen Vorschriften hat für die ep group einen hohen Stellenwert. Fehlverhalten muss daher frühzeitig erkannt werden.
Um schwerwiegende Verstöße fair und angemessen zu untersuchen, haben wir an dieser Stelle eine Möglichkeit geschaffen, um auf Fehlverhalten einzugehen. Es ermöglicht Mitarbeitern und externen Hinweisgebern, Hinweise, Verstöße und Beschwerden weltweit zu melden.

Zu den Verstößen, die ein hohes Risiko darstellen, gehören beispielsweise Korruptionsdelikte, Verstöße gegen das Kartellrecht und Verstöße gegen Geldwäschevorschriften, aber auch Verstöße gegen verbindliche technische Vorschriften oder Verstöße im Zusammenhang mit Umweltvorschriften oder Menschenrechten.
Die ep group ermutigt alle Personen innerhalb und außerhalb des Unternehmens, die Verstöße im Zusammenhang mit dem Unternehmen beobachten oder aus konkreten Gründen vermuten, sich ohne Angst vor Repressalien an die Abteilung Compliance zu wenden und die Informationen offen zu äußern.

Whistleblower, die aufgrund konkreter Hinweise auf mögliche Verstöße hinweisen, werden vom Unternehmen geschützt. Die Vertraulichkeit solcher Hinweise ist gewährleistet. Die Diskriminierung oder Einschüchterung eines Mitarbeiters wegen der Meldung eines Verstoßes stellt selbst einen Verstoß dar und kann zu arbeitsrechtlichen Disziplinarmaßnahmen führen. Whistleblower sollten ihre Identität offenlegen, damit ihnen Fragen gestellt werden können, die für die Untersuchung hilfreich sein könnten. Wenn ein Whistleblower darum bittet, dass seine Identität nicht an andere Parteien innerhalb des Unternehmens weitergegeben wird, wird dieser Bitte entsprochen. Eine Anonyme Meldung ist durch unser Meldeformular ebenfalls jederzeit möglich.

Die ep group möchte dadurch ein faires und transparentes Verfahren gewährleisten, das sowohl dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit für die betroffene Person als auch dem Schutz des Hinweisgebers Rechnung trägt.

Informationen über mögliche Verstöße werden von der Abteilung Compliance im Rahmen des nachstehend beschriebenen Verfahrens transparent und stets vertraulich behandelt:

1. Meldung von Verstößen und Kontakt mit der Abteilung Compliance
   Wenn Sie konkrete Hinweise auf Verstöße und Beschwerden im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit der ep group haben, können Sie sich über die folgenden Kanäle an die Abteilung Compliance wenden:
   engineering people GmbH
   Abteilung Compliance -persönlich/vertraulich-
   Söflinger Straße 70
   89077 Ulm
   compliance(at)ep-group(dot)de
   
   Sie können außerdem jederzeit das untenstehende Meldeformular verwenden, um einen Hinweis, Verstöße und Beschwerden – auch anonym – an die Abteilung Compliance zu melden.
    
2. Fallaufnahme
   Nach Eingang des Hinweises führt die Abteilung Compliance eine erste risikobasierte Bewertung des möglichen Verstoßes durch. Zu den Verstößen, die als hohes Risiko für das Unternehmen eingestuft werden, gehören unter anderem Korruptionsdelikte, Verstöße gegen das Kartellrecht und Verstöße gegen die Geldwäschebestimmungen sowie Menschenrechtsverletzungen. Bei Hinweisen mit hohem Risiko für das Unternehmen, seine Mitarbeiter oder Geschäftspartner erfolgt zunächst eine rechtliche Prüfung des Vorfalls. Ergibt die Prüfung, dass sich der Verdacht erhärtet, werden geeignete Maßnahmen ergriffen. So kann der Fall beispielsweise der zuständigen Abteilungen (z. B. Human Ressource, IT, Buchhaltung oder Controlling) mit konkreten Handlungsaufträgen zugewiesen werden.
   
   Alle anderen Hinweise werden von der Abteilung Compliance an die sonstigen Abteilungen weitergeleitet. Der Hinweisgeber wird im Voraus über die Weiterleitung informiert. Zu den Verstößen zählen z. B. Diebstahl, Unterschlagung oder persönliche Bereicherung mit einem Wert von unter 100.000,00 € - sofern sie nicht im Zusammenhang mit Korruption stehen.
   
   Die Abteilung Compliance begleitet die Bearbeitung von Hinweisen bis zum Abschluss des Falles. Dabei gewährleistet die Abteilung Compliance höchste Vertraulichkeit.
    
3. Untersuchung
   In Fällen mit einem hohen Risiko für das Unternehmen, seine Mitarbeiter oder Geschäftspartner werden geeignete Folgemaßnahmen (z. B. ein Untersuchungsauftrag) ergriffen. Andere Fälle werden von der zuständigen Abteilung untersucht.
   
   Im Falle einer Untersuchung wird die potenziell betroffene Person unverzüglich schriftlich über den Verdacht informiert, soweit dies aus ermittlungstechnischen Gründen möglich ist, und erhält - so schnell wie möglich - Gelegenheit, zu den Vorwürfen Stellung zu nehmen. Auf Wunsch können die potenziell betroffenen Mitarbeiter der ep group eine Person ihres Vertrauens (z. B. einen Rechtsanwalt) zur Befragung hinzuziehen und ihren Vorgesetzten über die Vorwürfe informieren.
   
   Solange ein Verstoß nicht bewiesen ist, gilt die Unschuldsvermutung. Belastende und entlastende Fakten werden gleichermaßen in die Untersuchung einbezogen.
   
   Darüber hinaus legt unser Hinweisgebersystem großen Wert auf Fairness - sowohl im Umgang mit Hinweisgebern als auch mit Mitarbeitern oder Geschäftspartnern, die von einer Anschuldigung betroffen sind. Die Abteilung Compliance wendet stets den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit an und prüft in jedem Einzelfall, welche Konsequenzen geeignet, erforderlich und angemessen sind.
    
4. Abschluss des Falls
   Die von der Anschuldigung betroffene Person und gegebenenfalls ihr Vorgesetzter werden über den Abschluss des Falls informiert. Das Ergebnis der Untersuchung wird der betroffenen Person schriftlich mitgeteilt. Der Hinweisgeber wird, sofern er nicht anonym bleibt, ebenfalls über den Abschluss des Falls und das endgültige Ergebnis informiert.
   
   Haben sich die Vorwürfe als nicht zutreffend erwiesen, wird der Betroffene rehabilitiert.
   
   Erhärtet sich der Verdacht gegen einen Mitarbeiter der ep group, wird der Fall an die Personalabteilung für gegebenenfalls notwendige arbeitsrechtliche Maßnahmen weitergeleitet. Gegebenenfalls wird der Betroffene erneut angehört, ebenso wie seine Führungskraft. Personelle Maßnahmen werden nach dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit ergriffen. Bei einem Fehlverhalten eines Geschäftspartners werden ebenfalls nach dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit angemessene Konsequenzen gezogen. Weigert sich ein Geschäftspartner, einen gemeinsam erarbeiteten Verbesserungsplan umzusetzen oder bessert sich der Geschäftspartner nicht, kann die ep group die Geschäftsbeziehung nach angemessener Ankündigung und Abmahnung vorübergehend aussetzen oder beenden.
   
   Um zu beurteilen, welche Maßnahmen als Reaktion auf einen Verstoß angemessen sind, werden nach dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit u. a. folgende Kriterien regelmäßig berücksichtigt:
   -    Art und Schwere des Verstoßes
   -    Verantwortung der betroffenen Person (Vorsatz, Fahrlässigkeit)
   -    Ausmaß, Möglichkeiten der Rückgängigmachung und Wahrscheinlichkeit des Auftretens eines Schades
   -    Haltung der betroffenen Person zu dem Verstoß
   -    Mitwirkung bei der Aufklärung des Sachverhalts und/oder Ersatz des entstandenen Schadens und/oder eine mögliche Selbstanzeige der betroffenen Person
   -    Einflussnahme der ep group auf den Geschäftspartner
   
   Konkrete Maßnahmen bei Verstößen gegen Mitarbeiter der ep group richten sich nach lokalem Recht, können aber je nach Schwere des Verstoßes sowohl disziplinarische als auch arbeitsrechtliche Maßnahmen umfassen (z. B. Ermahnung, Abmahnung, ordentliche oder außerordentliche Kündigung, Kürzung variabler Vergütungsbestandteile, Rückforderungs-, Rückzahlungs- und/oder Schadensersatzansprüche). Bei festgestellten strafrechtlichen Verstößen behält sich die ep group vor, Strafanzeige zu erstatten.
   
   Maßnahmen gegen Geschäftspartner erfolgen ebenfalls nach lokalem Recht und den entsprechenden vertraglichen Vereinbarungen zwischen der ep group und dem Geschäftspartner.
   
   Alle Daten werden nach angemessenen Aufbewahrungsfristen gelöscht.
    
5. Bericht und Verbesserungsmöglichkeiten
   Um das Vertrauen in das Hinweisgebersystem stetig zu steigern und die Bekanntheit des Hinweisgebersystems bei den Mitarbeitern zu erhöhen, setzen wir auf verschiedene Kommunikationsmaßnahmen. So stellt die Abteilung Compliance im Rahmen des Onboardings neuer Mitarbeiter Informationen zum Hinweisgebersystem bereit. In regelmäßigen Abständen werden Schulungsmaßnahmen zum Hinweisgebersystem angeboten. Darüber hinaus informiert die Abteilung Compliance die Mitarbeiter regelmäßig und in geeigneter Weise über die Anzahl der gemeldeten Verstöße sowie die Art der bestätigten Verstöße. Für Geschäftspartner verweist die ep group in ihren Lieferantenverpflichtungen für Auftragnehmer / Lieferanten explizit auf das Hinweisgebersystem.
   
   Regelmäßig berichtet die Abteilung Compliance der Geschäftsführung über neu eröffnete und abgeschlossene Fälle. Durch die Aufarbeitung der gemeldeten Vorfälle trägt das Hinweisgebersystem zur kontinuierlichen Weiterentwicklung der Prozesse und Richtlinien zur Compliance im der ep group bei.

Neben dem unternehmenseigenen Hinweisgebersystem beteiligt sich die ep group an der Umsetzung der Vorgaben und Richtlinien des "Nationalen Aktionsplans Wirtschaft und Menschenrechte der Bundesrepublik Deutschland".

Whistleblower und andere Dritte haben das Recht, vor nationalen Gerichten zu klagen. Insbesondere stellt die Abgabe eines Hinweises auf Verstöße keinen Verzicht auf ein bestehendes Recht zur Klageerhebung dar. Darüber hinaus wahrt die ep group im Rahmen seiner Untersuchungen stets die Vertraulichkeit und es werden keine gesonderten Vertraulichkeitsvereinbarungen abgeschlossen. Falls erforderlich, kooperiert die ep group mit den staatlichen Strafverfolgungsbehörden.

Bitte richten Sie Ihre Fragen und Anregungen zum Hinweisgebersystem der ep group an die Abteilung Compliance:
engineering people GmbH
Abteilung Compliance -persönlich/vertraulich-
Söflinger Straße 70
89077 Ulm
compliance(at)ep-group(dot)de

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